M365 재택근무 Teams 챗봇 만들어 관리하기(with MS PowerApp)

요즘 코로나 등으로 인해 재택근무가 늘어나고 있는데요, 오늘은 M365의 Teams를 활용하여 

재택 근태관리 봇을 만드는 방법을 포스팅 해 보려고 합니다. 

 

특히, 코드없이 만들 수 있는 챗봇이기 때문에 초보자도

아래와 같이 진행하면서, 여러분의 아이디어를 추가해 더 멋진 관리 봇을 만들어 볼 수 있을 것 같습니다. 

 

이번시간에 만들 재택근무 관리 봇에는 출근과 퇴근을 등록하고 업무계획과 업무일지를 관리할 수 있는 

봇을 만들어 Teams에 탑재해 보려고 합니다. 

 

먼저 M365에서 제공하고 있는 Power Apps를 사용하여 코드없는 지능형 챗봇을 구축해 보겠습니다. 

 

MS Power Apps (https://make.powerapps.com)에 접속하여 아래와 같이 "챗봇" 만들기를 클릭합니다. 

 

다음으로는 챗봇의 이름을 지정하고 사용할 언어를 지정합니다. 

 

 

 

잠시 기다리면, 챗봇이 만들어 지는 것을 확인 할 수 있습니다. 

 

챗봇이 만들어 지면, MS Power Virtual Agents로 새 창이 열리며 아래와 같은 화면이 나타나게 되는데요, 

여기서 저희가 제일 먼저 해야 할 일을 "토픽"을 생성하는 것입니다.

토픽이란 챗봇이 인식하는 트리거 문구를 바탕으로 수행하게 될 작업단계를 지정하는 것이라고 

이해하시면 될 것 같습니다.

 

 

자, 아래와 같이 "새 토픽" 만들기를 클릭합니다. 

 

 

총 세 개의 토픽으로 구성된 근태관리 챗봇을 만들어 볼 것입니다. 

먼저, "근태 등록 질문"을 관리하는 토픽을 생성합니다. 

 

 

위와 같이 작성 후, "3)작성 캔버스 이동" 을 클릭하면 작업단계를 지정할 수 있는 마치 순서도와 같은 페이지가 

나타나게 됩니다. 간단히 설명하자면.. "트리거" 문구에 등록한 단어가 감지되면 봇이 작업을 수행하는 단계를 

지정할 수 있는 것 입니다. 

 

이를 활용하여 저는 트리거 문구가 발생되면, 인사말이 나타나도록 해보겠습니다. 

 

 

 

인사말 후에는 재택 근태(출근 또는 퇴근) 등록을 할 것인지 질문을 하도록 생성해 보겠습니다. 

"다중 선택 옵션"을 사용하면 여러가지 분기문을 만들 수 있습니다. 

 

 

 

이를 활용하여, 먼저 "아니오" 를 선택했을 경우 봇을 종료하도록 해보겠습니다. 

 

다음은, "출근"을 선택하였을 때, 작동하는 순서도를 작성해 보겠습니다. 

사용자가 "출근"을 선택하였을 경우 본인이 맞는지 확인을 할 수 있어야겠죠? 

저희는 Teams에 우리가 만든 봇을 탑재할 것이기 때문에 아래와 같이 먼저 설정페이지에서 설정을 해줘야 합니다. 

 

 

 

 

[보안]-[인증] 메뉴를 눌러, Teams의 인증 기능을 활성화 시켜야 합니다. 

아래와 같이 Teams 전용을 활성화 시키면 매우 간단하게 사용자 정보를 가져 올 수 있는 환경이 구축됩니다. 

물론, "수동"을 선택하면 M365 로그인 페이지를 팝업시켜 인증할 수도 있습니다. 

 

 

 

 

다시 작성 캔버스로 돌아와서, 본인이 맞는지 확인하는 질문을 생성해 봅시다. 

 

 

 

위와 같이 bot.UserDisplayName와 UserId를 활용하면, Teams에 로그인 한 사용자의 정보를 쉽게 가져와 사용 할 수 있습니다.  본인이 맞다고 "예"를 선택한 경우의 순서도를 계속 진행해 보겠습니다.

 

"예"를 선택한 경우, 출근 등록 전 오늘의 업무계획을 입력받아 볼 수 있도록 아래와 같이 작성하였습니다. 

 

 

 

 

그리고 해당 사용자의 출근이력과 근무계획을 엑셀 등에 자동 누적되도록 만들기 위해 "작업호출" 이란 기능을 사용하여

"흐름 만들기"를 이용할 것입니다. 아래와 같이 진행하시면 됩니다. 

 

 

 

 

MS Power Automate 로 새 창이 열리면서 아래와 같은 화면이 나타납니다. 

 

 

 

 

아까 흐름도에서 만들었던 사용자의 이름등 필요한 변수를 저장하기 위해 아래의 예시처럼 변수를 선언해 줍니다.

 

 

 

다음은 M365 계정에서 사용자의 부서 정보등 기타 정보를 매칭하여 찾기 위해 아래와 같이 작업을 추가 해 줍니다. 

 

 

 

아래와 같이 Teams에서 생성된 UserId를 활용할 경우 M365에 등록된 사용자의 여러가지 프로필 정보를 모두 

가져올 수 있습니다. 

 

 

 

이를 활용하여 팀원이 출근하면 팀장에게 알림이 가도록 응용 할 수 있습니다. 

바로 아래와 같이 말이죠..

 

 

자, 이제 해당 사용자의 출근 정보의 이력이 어딘가에 쌓이도록 해야겠죠? 

저는 이번시간에 MS SharePoint의 목록 기능을 활용하여 누적 관리 되도록 아래와 같이 셋팅해 보았습니다. 

 

아래 부분을 설명하자면, 쉐어포인트의 "목록"에 아래의 정보가 항목으로 생성되게 된 다는 것을 알 수 있습니다. 

 

 

 

결과 화면을 보면, 아래와 같이 챗봇에 근태 등록을 할 경우 자동으로 목록에 집계 됩니다. 

 

 

 

마지막으로 관리자에게 근태 내역을 자동으로 Teams 메시지로 전달해 볼 수 있도록 해볼까요? 

 

 

 

위와 같이 응용하여, 상위 관리자 보고 및 담당자에게 Teams 메시지 카드를 보내지도록 할 수 있습니다. 

 

자, 이제 "저장"을 하고 다시 돌아와서 방금 만든 Automate를 연동합니다. 

 

 

위와 같이 간단한 예시지만 응용하면 좀 더 많은 기능을 붙여 챗봇을 만들 수 있습니다. 

이제, 이 챗봇을 Teams에 탑재해 편하게 사용 할 수 있도록 해 볼까요? 

[관리]-[채널]-[Teams]로 이동하여, 앱의 세부 아이콘 등 설명을 포함하고, 

"관리자 승인을 위해 제출" 을 클릭하면 모든 작업이 마무리 됩니다. 

 

 

 

관리자 승인이 완료되고 잠시 기다리면, Teams내에서 App 추가가 가능해 집니다. 

아래와 같이 아까 지정한 앱을 등록 시켜줍니다.

 

 

 

자, 이제 Teams 안에서 재택 근무를 하면서 출근과 퇴근 등록을 할 수 있는 봇이 생성되게 됩니다. 

 

 

 

블로그에는 매우 간단한 절차를 명시하였으나,

해당 내용을 바탕으로 아주 쉽게 챗봇을 만들 수 있다는 것을 알아 보았습니다. 

 

여러분의 아이디어를 더해 더 멋진 챗봇을 아주 쉽게 만들 수 있겠죠?